Directives de présentation de la conférence virtuelle

 IMPORTANT:  Pour assurer le bon déroulement de cette conférence virtuelle, veuillez prêter une attention particulière aux instructions ci-dessous. Si vous avez des questions ou des difficultés à suivre les directives, veuillez contacter le président de l'organisation INTIS2020 (intis@uae.ac.ma) qui se fera un plaisir de vous aider.

1. COMMENT FONCTIONNERA LA CONFÉRENCE?

La conférence se déroulera sur une plateforme professionnelle, Zoom, et sera gérée par une équipe hautement compétente. La plate-forme de conférence regorge de fonctionnalités telles que le chat textuel, la boîte de questions et réponses, les questions de sondage, etc.

Toutes les présentations (Keynote et participants) peuvent être pré-enregistrées pour améliorer la qualité de la livraison, éviter de dépasser le temps et éviter les problèmes techniques. Cependant, les orateurs doivent être virtuellement présents tout au long de leur session afin de répondre aux questions et de participer à la discussion.

La conférence virtuelle sera similaire à toute conférence en personne. Les présentations sont assemblées en sessions selon un thème et elles se voient attribuer une salle virtuelle. Un président coordonne chaque session. Tous les participants inscrits peuvent assister à toutes les sessions techniques et basculer entre les sessions à volonté. Les participants accèdent à la session de leur choix en entrant dans une salle virtuelle via un lien hypertexte.

Comme pour les conférences en presentiel, il y aura également une période de questions et de discussions après les présentations. Les participants pourront utiliser une boîte de questions et réponses (semblable à un chat) pour poser des questions pendant et immédiatement après les présentations. Le président de séance choisira ensuite quelques questions, en fonction du temps alloué à la discussion, et les lira au présentateur, qui pourra répondre oralement pendant la séance. Le présentateur pourra également répondre, après sa séance, aux questions restantes via la boîte de questions / réponses.

Toutes les sessions seront entièrement enregistrées pour diffusion après la conférence afin que tous les participants inscrits puissent revoir les sessions et rattraper les discussions manquées. Veuillez noter que nous supposons automatiquement que les présentateurs acceptent que leur présentation enregistrée soit mise à la disposition des participants pour diffusion après la conférence sur le site Web d'INTIS2020. En cas de refus, les présentateurs doivent nous en informer à intis@uae.ac.ma avant le 15 décembre 2020 et le secrétariat gérera les demandes.

2. PRÉPARER VOTRE PRÉSENTATION 

Format de présentation 

-Conférencier: Le temps alloué à chaque conférencier principal est de 40 minutes (présentation de 30 minutes suivie d’un 10 minutes pour les questions). 

-Participant (oral): le temps alloué à chaque présentation est de 15 minutes (présentation  de 12 minutes suivie d'un 3 minutes pour les questions). 

3. PRÉPARATION DE VOTRE SESSION VIRTUELLE

a- Avant le début de la conférence

-Assurez-vous d'installer Zoom sur votre ordinateur; il sera demandé d'accéder à la plateforme.

-Testez votre vitesse Internet,

-Un microphone est recommandé ainsi qu'un endroit calme coupé du bruit ambiant pour de meilleures interactions. De plus, un casque connecté USB offrira une meilleure qualité sonore.

-Un personnel technique sera affecté à chaque session virtuelle pour assurer des transitions fluides entre les présentations et promouvoir les conférenciers au besoin (par exemple, période de questions). Un président de séance sera également affecté à chaque séance pour faciliter et superviser le temps et la période de questions.

b- Avant le début de la session

-Veuillez vous assurer de rejoindre la session virtuelle 10 minutes avant le début.

-Lorsque vous entrez dans la session, assurez-vous de vous identifier avec votre PRÉNOM et votre NOM pour aider le personnel technique et le président de séance à vous trouver facilement.

-Le personnel technique vous promouvra ensuite en tant que conférencier si nécessaire.

-En tant que conférencier, veuillez noter que vous serez en direct dès que vous ouvrirez votre micro et / ou votre caméra après avoir été promu en tant que tel par le modérateur. Les participants inscrits pourront vous entendre automatiquement.

c- Pendant la séance

-La période de questions se déroulera en direct après la présentation. Une fois qu’il est temps, l’écran passera en mode panneau par le personnel technique et le président de séance et l’orateur apparaîtront côte à côte à l’écran. Le président de séance dirigera la période de questions et le temps alloué.

-Vous pouvez utiliser l'outil Lever votre main pour informer le modérateur de votre présence dans la salle virtuelle. -L'outil Q&A sera utilisé par les participants inscrits pour poser des questions. Le président de séance choisira les plus pertinents à lire pour que le présentateur y réponde pendant la période de questions.

-L'outil de chat sera utilisé par le président de session et le personnel technique pour contacter en privé les présentateurs si nécessaire. Si vous avez besoin d'une assistance technique, vous pourrez en informer le modérateur à l'aide de cet outil. Conseils: Testez votre audio et votre vidéo lorsque vous vous inscrivez; Coupez le son de votre microphone lorsque vous ne parlez pas; Placez votre webcam au niveau des yeux et établissez le contact autant que possible.

Si vous avez besoin de plus d'informations sur l'utilisation de Zoom: https://zoom.us